Gdzie umieścić klauzulę w CV?
Jeśli zgoda na przetwarzanie danych jest potrzebna, najlepiej umieścić ją na końcu CV, po informacjach o doświadczeniu, wykształceniu i umiejętnościach. Warto oddzielić ją od pozostałej treści odstępem i opisać, na przykład nagłówkiem „Zgoda na przyszłe rekrutacje”. Dzięki temu rekruter łatwo ją odnajdzie, a kandydat jasno pokaże, na jaki cel się zgadza.
Nie ma jednak potrzeby dodawania oświadczenia automatycznie do każdego dokumentu. Najpierw należy ustalić, czy zgoda jest w danej sytuacji wymagana. W przypadku danych potrzebnych do przeprowadzenia bieżącej rekrutacji ich przetwarzanie opiera się zwykle na przepisach prawa pracy, obowiązku prawnym lub działaniach podejmowanych przed zawarciem umowy. Ogólna formuła o zgodzie na „cele rekrutacyjne” nie zastępuje właściwej podstawy prawnej.
Jeśli aplikujesz przez formularz lub portal rekrutacyjny, zgoda na dodatkowy cel może być dostępna jako osobne pole wyboru. Sprawdź, czy jej zaznaczenie jest dobrowolne i czy opis wskazuje konkretny cel. Nie wklejaj bez zastanowienia tej samej formuły do CV, jeśli formularz już pozwala wyrazić zgodę albo ogłoszenie nie wymaga jej w danym zakresie.
Czy zgoda jest potrzebna w każdej rekrutacji?
Nie każda aplikacja wymaga zgody kandydata. Dane niezbędne do udziału w bieżącym naborze mogą być przetwarzane na podstawie przepisów prawa, bez dopisywania przez kandydata ogólnej klauzuli. Utrwalona praktyka umieszczania w każdym CV zgody na przetwarzanie danych „w celach rekrutacyjnych” jest niewłaściwa, jeśli chodzi o informacje potrzebne do rozpatrzenia konkretnej aplikacji.
Inaczej może być, gdy kandydat chce, aby jego dokumenty były brane pod uwagę także w przyszłych rekrutacjach. To odrębny cel, dlatego zgoda powinna być wyraźna i oddzielona od aplikacji na konkretne stanowisko. Jej brak nie powinien być przedstawiany jako powód wykluczenia z bieżącego naboru, jeżeli zgoda na przyszłe rekrutacje nie jest do niego potrzebna.
Zgoda może być również potrzebna, gdy kandydat dobrowolnie podaje dodatkowe informacje, których pracodawca nie wymaga, na przykład zamieszcza zdjęcie. W przypadku danych szczególnych kategorii należy zachować odrębną ostrożność i nie zakładać, że standardowa formuła obejmuje każdy rodzaj informacji. Najbezpieczniej ograniczyć CV do danych istotnych dla stanowiska i sprawdzić, czy dodatkowe informacje są rzeczywiście potrzebne.
Jak powinna brzmieć zgoda na przyszłe rekrutacje?
Oświadczenie powinno jasno wskazywać cel zgody oraz, w miarę możliwości, podmiot, którego dotyczy. Kandydat powinien rozumieć, że jego dane będą wykorzystywane przy kolejnych naborach, a nie tylko w rekrutacji na stanowisko wskazane w ogłoszeniu. Przykładowa formuła może brzmieć:
„Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych przez [nazwa firmy] w celu udziału w przyszłych rekrutacjach prowadzonych przez tę firmę przez okres [np. 6 miesięcy]”.
Okres przechowywania warto dopasować do informacji przekazanych przez pracodawcę i zakresu planowanego wykorzystania danych. W przykładzie publikowanym przez UODO wskazano okres sześciu miesięcy. Nie oznacza to jednak, że taki czas trzeba stosować w każdej rekrutacji. Treść powinna odpowiadać konkretnemu celowi i ustaleniom administratora.
Ważniejsze od długości oświadczenia jest to, czy kandydat może rozpoznać, kto będzie przetwarzać dane, w jakim celu i przez jaki czas. Zgoda musi być dobrowolna, konkretna, świadoma i jednoznaczna. Kandydat powinien też móc ją wycofać, a wycofanie powinno być równie łatwe jak jej udzielenie. Informacja o sposobie kontaktu w tej sprawie może znajdować się w klauzuli informacyjnej pracodawcy.
Czym zgoda różni się od klauzuli informacyjnej RODO?
Określenie „klauzula w CV” jest potoczne i może prowadzić do nieporozumień. W praktyce często oznacza oświadczenie kandydata o zgodzie na przetwarzanie danych. Klauzula informacyjna RODO to natomiast informacja, którą pracodawca jako administrator przekazuje kandydatowi. Są to dwa różne dokumenty lub oświadczenia, pełniące odmienne funkcje.
Informacja od pracodawcy powinna wyjaśniać między innymi, kto jest administratorem danych, w jakim celu i na jakiej podstawie są one przetwarzane oraz jak długo będą przechowywane. Może zostać przekazana w ogłoszeniu, formularzu rekrutacyjnym albo osobnym dokumencie. Nie musi być częścią oświadczenia umieszczonego w CV.
Samo dodanie zgody do dokumentu nie oznacza, że pracodawca spełnił obowiązek poinformowania kandydata. Nie zastępuje też podstawy prawnej przetwarzania danych wymaganych w bieżącej rekrutacji. Jeśli otrzymujesz formularz zgody, zwróć uwagę, czy opisuje konkretny cel, a osobno sprawdź, gdzie znajduje się informacja o zasadach przetwarzania danych.
Jak sprawdzić, czy oświadczenie jest czytelne i dobrowolne?
Przed wysłaniem CV warto odpowiedzieć sobie na kilka pytań. Czy zgoda dotyczy konkretnego celu? Czy wiadomo, której firmie jej udzielasz? Czy przyszłe nabory są oddzielone od aktualnej aplikacji? Czy możesz odmówić bez utraty możliwości ubiegania się o bieżące stanowisko? Czy wiesz, jak wycofać zgodę? Jeśli odpowiedzi są jasne, oświadczenie jest bardziej przejrzyste.
- Umieść zgodę na przyszłe rekrutacje w końcowej części CV i wyraźnie ją oznacz.
- Nie dodawaj ogólnej zgody automatycznie, jeśli aplikujesz wyłącznie na aktualne stanowisko.
- Wskaż firmę i cel, a okres przechowywania podaj zgodnie z informacjami pracodawcy.
- Nie łącz zgody na kolejne nabory z warunkiem udziału w bieżącej rekrutacji.
- Sprawdź, czy możesz łatwo wycofać zgodę i gdzie znaleźć dane kontaktowe administratora.
Najprostsza zasada brzmi: zgoda powinna pojawić się tylko wtedy, gdy jest potrzebna, i jasno opisywać swój zakres. Jeśli dotyczy przyszłych rekrutacji, umieść ją na końcu CV albo zaznacz dobrowolnie w osobnym polu formularza. Informację o zasadach przetwarzania danych powinien natomiast przekazać pracodawca, a nie kandydat w swoim oświadczeniu.
Bibliografia
- https://uodo.gov.pl/pl/701/4471
- https://uodo.gov.pl/101
- https://www.uodo.gov.pl/pl/579/3183
- https://www.uodo.gov.pl/pl/579/3206
- https://uodo.gov.pl/pl/file/1469