Czy przesłanie skanu dowodu osobistego jest legalne?
W Polsce nie ma jednej zasady, która zakazywałaby każdemu przesyłania skanu dowodu osobistego. To, czy podmiot może zażądać kopii, zależy od celu, podstawy prawnej i tego, czy pełny obraz dokumentu jest rzeczywiście niezbędny. Samo przekazanie pliku nie daje odbiorcy prawa do przechowywania go bez ograniczeń ani do wykorzystywania w dowolnym celu.
Skan zawiera dane osobowe, dlatego jego odbiorca musi przestrzegać RODO. Powinien wskazać konkretny cel przetwarzania, dysponować odpowiednią podstawą prawną, ograniczyć zakres danych do niezbędnego minimum i przechowywać je tylko przez uzasadniony czas. Administrator odpowiada również za zabezpieczenie pliku i realizację praw osoby, której dane dotyczą. Przekazanie skanu nie przenosi tej odpowiedzialności na właściciela dokumentu.
UODO zaleca, by co do zasady nie zgadzać się na kopiowanie dokumentu tożsamości bez wyjaśnienia. Możesz poprosić o podanie celu i podstawy prawnej żądania, a także zapytać, dlaczego nie wystarczy okazanie dokumentu lub potwierdzenie wybranych danych. Brak jasnej odpowiedzi powinien skłonić do wstrzymania się z wysyłką.
Kiedy podmiot może potrzebować kopii dokumentu?
Niektóre podmioty mogą sporządzać kopie dowodów w określonych sytuacjach. Przykładem są instytucje obowiązane na mocy przepisów o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu. Banki mogą kopiować dokumenty w ramach stosowania środków bezpieczeństwa finansowego, jeśli jest to konieczne po ocenie ryzyka i zgodne z zasadami ochrony danych.
Nie oznacza to jednak, że bank lub inna instytucja ma prawo kopiować dowód przy każdej usłudze albo od każdego klienta. Konieczność należy oceniać w odniesieniu do konkretnej czynności i ryzyka. Również zgoda nie jest uniwersalnym usprawiedliwieniem kopiowania. Nawet gdy osoba zgadza się na przekazanie skanu, administrator nadal musi wykazać, że przetwarzanie jest zgodne z prawem, potrzebne i ograniczone do określonego celu.
Warto odróżnić okazanie dokumentu od przekazania jego kopii. Okazanie może pozwolić pracownikowi potwierdzić tożsamość bez utrwalania obrazu dowodu. Jeśli wystarczy potwierdzenie danych, zapytaj, czy można zastosować właśnie takie rozwiązanie. Jeżeli odbiorca twierdzi, że potrzebuje pliku, poproś o wyjaśnienie, których informacji wymaga i jak długo zamierza je przechowywać.
Czy zwykły skan jest repliką dokumentu publicznego?
Nie każdy skan lub kserokopia dowodu jest zakazany. Ustawa o dokumentach publicznych odróżnia zwykłe odwzorowanie od repliki dokumentu publicznego. Replika to odwzorowanie lub kopia o rozmiarze od 75% do 120% oryginału, która ma cechy autentyczności dokumentu. Przepisy przewidują odpowiedzialność za określone działania związane z taką repliką, między innymi jej wytwarzanie, oferowanie, zbywanie lub przechowywanie w celu zbycia.
Nie należy z tego wyciągać wniosku, że każdy zwykły skan jest przestępstwem. Znaczenie mają cechy kopii i sposób jej wykorzystania. W razie wątpliwości co do konkretnego pliku lub celu jego przygotowania warto poprosić o wyjaśnienie podmiot, który go żąda, zamiast zakładać, że wszystkie kopie dokumentów podlegają tym samym zasadom.
O co zapytać przed wysłaniem skanu?
Zanim przekażesz obraz dowodu, ustal, kto dokładnie go otrzyma i czy żądanie pochodzi od właściwego podmiotu. Zapytaj o cel, podstawę prawną, okres przechowywania, osoby mające dostęp do pliku oraz sposób jego zabezpieczenia. Dowiedz się też, czy pełna kopia jest konieczna, czy można ograniczyć widoczne dane albo potwierdzić tożsamość w mniej ingerujący sposób.
- Kto otrzyma plik? Ustal nazwę podmiotu i sprawdź, czy kontaktujesz się z nim przez oficjalny kanał.
- Po co potrzebny jest skan? Cel powinien być konkretny, a nie opisany ogólnikowo.
- Jaka jest podstawa prawna? Poproś o wskazanie, dlaczego dane mają być przetwarzane.
- Jak długo plik będzie przechowywany? Kopii nie powinno się zachowywać dłużej, niż uzasadnia to cel.
- Kto będzie miał dostęp i jak plik zostanie zabezpieczony? Zapytaj o stosowane środki ochrony.
- Czy wystarczy mniej danych? Sprawdź, czy można użyć potwierdzenia, wglądu lub ograniczonej kopii.
Jeśli odpowiedzi są niejasne albo odbiorca wywiera presję, nie wysyłaj dokumentu od razu. Skontaktuj się z instytucją przez dane znalezione niezależnie na jej oficjalnej stronie, zamiast odpowiadać na wiadomość lub korzystać z linku, którego wiarygodności nie możesz potwierdzić.
Jak bezpiecznie przesłać skan dowodu?
Najpierw zweryfikuj odbiorcę. Korzystaj z oficjalnego portalu lub kanału wskazanego przez instytucję, a nie z przypadkowego adresu e-mail, komunikatora czy odnośnika otrzymanego w niespodziewanej wiadomości. Przy wątpliwościach potwierdź żądanie, dzwoniąc pod numer z oficjalnej strony podmiotu.
Jeśli kopia jest uzasadniona, zapytaj, czy można ograniczyć widoczne informacje. W zależności od celu odbiorca może zaakceptować zasłonięcie danych, których nie potrzebuje, albo znak wodny zawierający nazwę odbiorcy, cel i datę przekazania. Możliwe jest też użycie rozwiązania, które potwierdza tożsamość bez wysyłania obrazu dokumentu. Nie zakrywaj danych wymaganych do konkretnej czynności bez wcześniejszego uzgodnienia.
Przesyłaj plik kanałem z kontrolą dostępu i szyfrowaniem, jeśli jest dostępny. Unikaj publicznych folderów, niezabezpieczonych urządzeń oraz kont, do których mają dostęp inne osoby. Jeśli zabezpieczasz plik hasłem, przekaż hasło innym kanałem niż ten, którym wysyłasz sam dokument. Ogranicz liczbę kopii w skrzynce pocztowej, chmurze i na urządzeniu. Po zakończeniu sprawy usuń zbędne wersje, ale zachowaj potwierdzenie, komu i w jakim celu skan został przekazany.
Co zrobić po wysłaniu skanu do niewłaściwej osoby?
Jeśli plik trafił omyłkowo do niewłaściwego adresata albo podejrzewasz, że żądanie było próbą oszustwa, skontaktuj się z odbiorcą i zażądaj usunięcia skanu. Zachowaj wiadomości oraz potwierdzenie zgłoszenia. Jeśli istnieje ryzyko wykorzystania danych, rozważ zastrzeżenie dokumentu i zgłoszenie sprawy właściwym instytucjom.
Ryzyko wynika z tego, że jeden obraz może skupiać wiele informacji potrzebnych do podszywania się pod właściciela lub podejmowania prób oszustwa. Dlatego znaczenie mają zarówno wiarygodność odbiorcy, jak i ograniczenie zakresu przekazywanych danych. Nie ma podstaw, by podawać nieudokumentowane liczby dotyczące częstotliwości nadużyć związanych z samym przesyłaniem skanów. Najbezpieczniej każdorazowo sprawdzić, czy kopia jest konieczna, a jeśli tak, przekazać ją w kontrolowany sposób i tylko w zakresie uzasadnionym celem.
Bibliografia
- https://uodo.gov.pl/pl/138/2476
- https://www.prawo.pl/biznes/czy-kopiowanie-i-skanowanie-dokumentow-tozsamosci-bedzie-karalne,442937.html
- https://bip.uodo.gov.pl/pl/1/2252